Lomien jälkeen taloushallinnon rutiinit hallintaan

Palaa arkeen rauhallisesti ja ota talousluvut näkyviin

Kesälomakauden aikana ja lomien jälkeen yrityksen arki käynnistyy usein nopeasti: sähköposti täyttyy, asiakkaat aktivoituvat ja päätöksiä pitäisi tehdä ilman viivettä. Taloushallinnon rutiinit kannattaa palauttaa hallintaan ajoissa, jotta laskutus, ostolaskut, palkat ja veroasiat eivät kasaannu syksyn alkuun. Kun talouden tilannekuva on ajan tasalla, yrittäjä pystyy johtamaan yritystä varmemmin ja reagoimaan muutoksiin ajoissa. Hyvä alku ei vaadi monimutkaista projektia, vaan selkeän tarkistuslistan ja toimivan yhteistyön tilitoimiston kanssa.

Tarkenna tilannekuva ennen uusien päätösten tekemistä

Ensimmäinen askel loman lähestyessä loppuaan tai lomien jälkeen on selvittää, missä yrityksen talous juuri nyt seisoo. Tarkista ainakin myyntilaskut, avoimet ostolaskut, pankkitilin tilanne, erääntyneet saatavat sekä tulevat vero- ja palkkavelvoitteet. Jos kirjanpitoaineistoa on kertynyt loman aikana, sen toimittamista ei kannata lykätä kuun loppuun, sillä pienikin viive voi vaikeuttaa raportointia ja kassavirran arviointia.

Hyvä tilannekuva auttaa vastaamaan yrittäjän tärkeimpiin kysymyksiin: onko laskutusta jäänyt tekemättä, riittääkö kassassa rahaa tuleviin maksuihin ja miltä syksyn kustannukset näyttävät. Kun luvut ovat ajan tasalla, päätökset eivät perustu tunteeseen tai kiireeseen. Tilitoimistopalveluiden avulla kirjanpito, viranomaisilmoitukset ja talouden seuranta pysyvät selkeänä kokonaisuutena myös silloin, kun arki on kiireistä.

Palauta laskutus, ostolaskut ja kuitit säännölliseen rytmiin

Loman jälkeen monessa yrityksessä löytyy tekemättömiä laskuja, hyväksymistä odottavia ostolaskuja ja kuitteja, jotka ovat jääneet autoon, sähköpostiin tai maksukortin tapahtumiin. Nämä kannattaa käsitellä järjestelmällisesti, jotta kirjanpitoon ei synny aukkoja. Kun laskutus lähtee ajoissa, myös kassavirta palautuu nopeammin normaaliin rytmiin.

Käytännössä voit aloittaa näistä toimista:

• laskuta kaikki ennen lomaa tai loman aikana tehdyt työt viipymättä
• käy ostolaskut läpi ja hyväksy kiireelliset maksut ensin
• toimita kuitit ja matkalaskut kirjanpitoon heti, kun ne ovat koossa
• tarkista, onko asiakkailla erääntyneitä laskuja ja sovi tarvittaessa muistutuksista
• varmista, että toistuvat maksut ja sopimukset jatkuvat oikein

Tärkeintä on tehdä rutiineista mahdollisimman helppoja. Jos taloushallinnon aineisto liikkuu säännöllisesti, yksittäinen lomakausi ei sotke koko raportointia. Tämä vähentää myös yrittäjän omaa muistikuormaa.

Tarkista palkanlaskennan ja verojen aikataulut

Palkanlaskenta on yksi niistä asioista, joissa lomien jälkeinen kiire näkyy nopeasti. Työtunnit, lomapalkat, lomarahat, poissaolot ja mahdolliset muutokset työsuhteissa on hyvä tarkistaa ajoissa ennen seuraavaa palkanmaksua. Samalla kannattaa varmistaa, että tulorekisteri-ilmoitukset, ennakonpidätykset ja sivukulut hoituvat oikeaan aikaan.

Myös verojen aikataulut on syytä ottaa heti näkyviin. Arvonlisävero, ennakkoverot ja muut viranomaisilmoitukset eivät odota sitä, että yrityksen arki ehtii tasaantua. Kun ilmoitukset ja maksut suunnitellaan etukäteen, vältytään turhilta viivästyksiltä ja kassaan jää parempi ennustettavuus. Jos jokin ilmoitus tai aineisto on epäselvä, asia kannattaa nostaa tilitoimiston kanssa esiin mieluummin heti kuin vasta määräpäivän lähestyessä.

Hyödynnä sähköistä taloushallintoa arjen keventämiseen

Lomien jälkeen on hyvä hetki arvioida, voisiko taloushallinnon rutiineja helpottaa pysyvästi. Sähköinen taloushallinto auttaa seuraamaan taloutta reaaliaikaisemmin, käsittelemään ostolaskuja ajasta ja paikasta riippumatta sekä vähentämään paperisten kuittien etsimistä. Kun myyntilaskut, ostolaskujen hyväksyntä ja kuittien käsittely toimivat sähköisesti, yrittäjä näkee nopeammin, mitä yrityksessä tapahtuu.

Sähköisyys ei tarkoita sitä, että yrittäjän pitäisi selvitä yksin ohjelmistojen kanssa. Hyvä tilitoimisto opastaa käyttöönotossa ja auttaa löytämään toimintatavan, joka sopii yrityksen kokoon ja arkeen. Jos aihe on ajankohtainen, voit lukea lisää siitä, miten sähköinen taloushallinto helpottaa yrittäjän arkea. Pienikin muutos, kuten kuittien sähköinen toimittaminen heti ostohetkellä, voi säästää paljon aikaa kuukauden lopussa.

Milloin tilitoimiston kanssa kannattaa pysähtyä yhdessä?

Jos lomien jälkeen tuntuu, että taloushallinto vie liikaa aikaa tai raportit eivät kerro riittävästi yrityksen tilanteesta, on hyvä hetki keskustella tilitoimiston kanssa. Yhteisessä läpikäynnissä voidaan tarkistaa kirjanpidon rytmi, raportoinnin tarpeet, palkanlaskennan käytännöt ja mahdolliset kustannuspaikka- tai projektiseurannan tarpeet. Samalla voidaan arvioida, onko nykyinen palvelumalli yrityksen toimintaan sopiva.

Tilitoimiston vaihtaminen tai palveluiden päivittäminen ei aina tarkoita suurta muutosta. Joskus riittää, että sovitaan selkeämmät aikataulut, vastuut ja raportit. Jos pohdit kumppanin valintaa, tutustu käytännönläheisiin vinkkeihin artikkelissa 5 vinkkiä tilitoimiston valintaan. Hinnoitteluun liittyviä kysymyksiä voit puolestaan tarkastella artikkelista, jossa avataan, mistä tilitoimistopalveluiden hinta koostuu.

Taloyhtiöissä vastaava lomien jälkeinen tarkistus voi tarkoittaa esimerkiksi ostolaskujen, vastikevalvonnan, vuokranvalvonnan ja syksyn budjetointiin valmistautumisen läpikäyntiä. Isännöintipalveluissa arjen sujuvuus syntyy samalla tavalla selkeistä vastuista, ajantasaisista tiedoista ja siitä, että asioihin reagoidaan ajoissa.

Porissa toimiva Isännöinti- ja Tilipalvelu Porin Balanssi Ky palvelee yrittäjiä, yrityksiä ja taloyhtiöitä henkilökohtaisesti ja joustavasti. Päätoimialueena ovat Pori, Rauma ja muu Satakunta, mutta sähköisten palveluiden avulla asioita voidaan hoitaa myös etänä. Kun taloushallinnon rutiinit ovat kunnossa heti lomien jälkeen, syksyyn on helpompi lähteä selkein luvuin ja rauhallisin mielin.