Tilitoimiston vaihto vuodenvaihteessa onnistuu suunnitellen

Huolellinen valmistelu pitää taloushallinnon katkottomana

Tilitoimiston vaihto vuodenvaihteessa on monelle yritykselle luonteva ratkaisu, etenkin jos tilikausi päättyy vuoden lopussa ja muodostaa selkeän rajapinnan vanhan ja uuden kumppanin välille. Onnistunut siirtymä edellyttää kuitenkin aikataulua, kattavaa aineistoa ja tarkasti sovittuja vastuita. Kun valmistelu aloitetaan ajoissa, kirjanpito, laskutus, maksuliikenne ja palkanlaskenta voivat jatkua ilman tarpeettomia katkoksia. Samalla yrittäjä saa mahdollisuuden arvioida, vastaavatko taloushallinnon palvelut ja ohjelmistot yrityksen nykyisiä tarpeita.

Aloita tilitoimiston vaihdon suunnittelu hyvissä ajoin

Vaihdon suunnittelu kannattaa käynnistää ennen vuodenvaihteen kiireisimpiä viikkoja. Ensimmäiseksi selvitetään nykyisen sopimuksen irtisanomisehdot, viimeiset hoidettavat tehtävät ja se, mihin päivään vanhan tilitoimiston vastuu ulottuu. Uuden kumppanin kanssa käydään samalla läpi yrityksen toiminta, tositemäärät, arvonlisäverotus, palkkahallinto, raportointitarpeet ja käytössä olevat ohjelmistot. Näin palvelun laajuus ja työnjako voidaan sopia käytännön tarpeiden perusteella.

Selkeä aikataulu kertoo, kuka hoitaa joulukuun kirjanpidon, vuodenvaihteen palkat, viranomaisilmoitukset ja tilinpäätöksen. Tilinpäätöksen tekijä sovitaan tapauskohtaisesti nykyisen ja uuden tilitoimiston sekä yrittäjän kesken, jotta vastuu ei jää tulkinnanvaraiseksi. Myös keskeneräisten selvitysten, puuttuvien tositteiden ja avoimien kysymysten käsittelylle on hyvä nimetä vastuuhenkilö. Sopivan palvelukokonaisuuden hahmottamisessa auttaa tilitoimistopalvelujen sisältöön tutustuminen.

Kokoa siirrettävät aineistot järjestelmällisesti yhteen

Uusi tilitoimisto tarvitsee riittävät tiedot voidakseen jatkaa kirjanpitoa oikeista lähtötiedoista. Aineistojen sisältö riippuu yritysmuodosta, toiminnan laajuudesta ja siitä, mitä palveluita ulkoistetaan. Siirrettävistä tiedoista kannattaa laatia yhteinen tarkistuslista, jota vanha tilitoimisto, uusi tilitoimisto ja yrittäjä voivat seurata. Samalla varmistetaan, missä muodossa aineistot toimitetaan ja kuka vastaa mahdollisten puutteiden täydentämisestä.

Tyypillisesti siirtymässä tarkistetaan ainakin seuraavat kokonaisuudet:

• kirjanpidon raportit ja tilien saldot
• avoimet myynti- ja ostolaskut
• pankki- ja maksuliikenteen tarvittavat tiedot
• käyttöomaisuus- ja poistotiedot
• palkkahallinnon perustiedot ja kertyneet saldot
• sopimukset, verotukseen liittyvät tiedot ja keskeneräiset selvitykset

Pelkkä tiedostojen siirtäminen ei vielä varmista onnistunutta vaihtoa. Uuden kirjanpitäjän pitää pystyä ymmärtämään, miten tapahtumat on aiemmin käsitelty ja mitä erityispiirteitä yrityksen talouteen liittyy. Olennaiset poikkeamat, projekti- ja kustannuspaikkaseuranta sekä yrittäjän raportointitoiveet kannattaa käydä läpi yhteisessä aloituskeskustelussa. Hyvin koottu aineisto vähentää lisäselvityksiä ja helpottaa ensimmäisten kuukausien täsmäytyksiä.

Sovi vastuut ja sähköiset käyttöoikeudet tarkasti

Tilitoimiston vaihdossa huomio kohdistuu helposti kirjanpitoaineistoon, vaikka käyttöoikeudet ovat aivan yhtä tärkeitä. Taloushallinnon ohjelmistojen, pankkiyhteyksien, laskutuksen ja sähköisen kuittien käsittelyn oikeudet pitää avata uudelle kumppanille hallitusti. Samalla tarpeettomat oikeudet poistetaan sovittuna ajankohtana. Jos ohjelmisto vaihtuu, käyttöönotolle, aineiston siirrolle ja yrittäjän opastukselle varataan riittävästi aikaa.

Työnjaosta kannattaa sopia kirjallisesti ja mahdollisimman konkreettisesti. Yrittäjän on tiedettävä, kuka hyväksyy ostolaskut, toimittaa kuitit, lähettää myyntilaskut ja ilmoittaa palkkatiedot sekä millä aikataululla tämä tehdään. Uuden tilitoimiston vastuulle voidaan sopia esimerkiksi kirjanpito, veroilmoitukset, reskontrat, maksuliikenne, palkanlaskenta ja talouden raportointi valitun palvelukokonaisuuden mukaisesti. Selkeät toimintatavat helpottavat arkea heti ensimmäisestä kuukaudesta alkaen.

Tarkista ensimmäiset raportit ja varmista yhteistyön sujuvuus

Vaihto ei pääty siihen, että aineistot ja käyttöoikeudet on siirretty. Ensimmäisen kirjanpitokauden jälkeen kannattaa tarkistaa raporttien saldot, avoimet laskut, pankkitilit ja mahdolliset palkkahallinnon tiedot yhdessä kirjanpitäjän kanssa. Jos tiedoissa havaitaan eroja tai puutteita, ne voidaan selvittää ennen kuin ne vaikuttavat seuraaviin ilmoituksiin ja raportteihin. Samalla yrittäjä näkee, tuottaako uusi toimintamalli päätöksenteon kannalta riittävän ajantasaista tietoa.

Hyvä yhteistyö perustuu siihen, että yhteyshenkilöt, määräajat ja viestintätavat ovat kaikille selvät. Porissa toimiva Isännöinti- ja Tilipalvelu Porin Balanssi Ky palvelee eri kokoisia yrityksiä henkilökohtaisesti ja joustavasti sekä tarjoaa sähköisiä palveluita myös etänä koko Suomeen. Kun suunnittelet tilitoimiston vaihtoa vuodenvaihteessa, tarpeet ja siirtymän käytännöt kannattaa käydä läpi ennen nykyisen yhteistyön päättymistä. Näin uusi tilikausi voi alkaa hallitusti, ja taloushallinto tukee yrittäjän arkea heti alusta lähtien.